Gérer une TPE ou une PME demande de jongler entre de nombreuses responsabilités : développement commercial, gestion d’équipe, relation client, stratégie d’entreprise… et bien sûr, gestion administrative. Or, cette dernière, bien que nécessaire, consomme souvent un temps considérable et mobilise des ressources qui pourraient être mieux utilisées ailleurs. C’est là qu’intervient l’externalisation administrative.
De plus en plus d’entreprises choisissent de confier leurs services administratifs à des prestataires externes pour gagner en efficacité, réduire leurs coûts fixes et se concentrer sur l’essentiel : leur croissance.
Voyons ensemble quels gains concrets les TPE et PME peuvent espérer grâce à cette stratégie.
Sommaire
Pourquoi externaliser l’administration de son entreprise ?
Allègement des charges internes
L’une des premières raisons qui pousse les TPE/PME à externaliser leur administration est la réduction de la charge interne.
En confiant la gestion administrative à une assistante freelance ou à un prestataire spécialisé, l’entreprise peut :
Éviter le recrutement d’un salarié supplémentaire (et donc économiser sur les charges sociales)
Réduire les coûts liés à l’équipement (poste de travail, logiciels, etc.)
Simplifier la gestion RH (moins de formalités, pas de congés à gérer)
Cela permet également d’éviter l’effet « goulot d’étranglement » où un salarié polyvalent se retrouve submergé par l’administratif au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée.
Focus sur le cœur de métier
Chaque minute passée à gérer des tâches administratives est une minute en moins consacrée à développer son entreprise.
En externalisant les services administratifs, les dirigeants et leurs équipes peuvent enfin se concentrer sur leur cœur de métier :
Développer de nouveaux produits ou services
Prospecter et fidéliser les clients
Innover pour se différencier de la concurrence
L’externalisation administrative devient ainsi un levier pour accélérer la croissance sans alourdir l’organisation.
Les principaux avantages de l’externalisation administrative
Externaliser ses tâches administratives offre bien plus que du simple confort de gestion. C’est une véritable stratégie d’optimisation qui peut transformer la manière dont une TPE ou PME pilote son activité. Voici les principaux bénéfices mesurables.
Réduction des coûts fixes et gains de flexibilité
L’un des avantages majeurs de l’externalisation administrative pour les TPE et PME réside dans la réduction significative des coûts fixes.
Coût d’un salarié en interne
Embaucher un salarié à temps plein en France engendre des dépenses substantielles pour l’entreprise. Par exemple, pour un salaire brut mensuel de 3 000 €, les charges patronales peuvent varier entre 25 % et 42 %, soit un coût additionnel de 750 € à 1 260 € par mois. Ainsi, le coût total pour l’employeur se situe entre 3 750 € et 4 260 € mensuellement.
À ces charges s’ajoutent d’autres dépenses :
Équipement : achat d’un ordinateur, logiciels professionnels, mobilier de bureau, estimés entre 1 500 € et 3 000 € par salarié.
Formation : coûts liés à la formation initiale et continue, pouvant représenter plusieurs centaines d’euros par an. (source Wikipedia)
Gestion administrative : temps consacré par le service RH à la gestion du personnel, estimé à environ 445 € par an et par salarié.
Avantages de l’externalisation
En optant pour l’externalisation administrative, les entreprises peuvent bénéficier de services professionnels sans les charges associées à l’embauche. Les prestations sont généralement facturées à l’heure, au forfait ou au mois, offrant une flexibilité adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les tarifs varient en fonction de la nature des tâches et de la spécialisation requise, allant de 20 € à 50 € de l’heure.
Cette flexibilité permet aux entreprises de :
Adapter les coûts : payer uniquement pour les services utilisés, sans charges fixes.
Réagir rapidement : augmenter ou diminuer les prestations en fonction de la charge de travail.
Accéder à des compétences spécialisées : bénéficier de l’expertise de professionnels sans les contraintes d’une embauche.
En résumé, l’externalisation administrative offre aux TPE et PME une solution économique et flexible, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier tout en maîtrisant leurs coûts.
Accès à des compétences spécialisées à la demande
Autre avantage majeur : la possibilité d’accéder à des expertises précises, sans passer par un recrutement complexe.
Les assistantes freelances ou prestataires administratifs spécialisés disposent souvent de compétences pointues :
Connaissance des logiciels de facturation ou CRM
Maîtrise des normes comptables de base
Gestion RH administrative (contrats, onboarding, paie)
Suivi de projet ou gestion de planning complexe
Certaines plateformes de mise en relation permettent même de choisir une assistante selon sa spécialisation (secteur médical, juridique, immobilier, etc.), ce qui garantit une adaptation rapide aux spécificités métiers.
Gain de temps et amélioration de la productivité
En libérant les équipes internes des contraintes administratives, l’entreprise réalise un gain de temps immédiat.
Le personnel peut se concentrer sur des tâches plus stratégiques, là où son impact est maximal.
Exemples de gains concrets :
Le dirigeant consacre moins de temps à trier ses factures ou à relancer des paiements
L’équipe commerciale est plus disponible pour prospecter au lieu de remplir des tableaux de suivi
Le service client répond plus rapidement grâce à une organisation documentaire mieux structurée
Résultat : la productivité globale de l’entreprise s’améliore, tout comme la qualité du service rendu aux clients.
Quelles tâches administratives externaliser en priorité ?
Toutes les tâches administratives ne se valent pas en termes de valeur ajoutée pour l’entreprise. Certaines sont particulièrement chronophages ou nécessitent une attention particulière, sans pour autant justifier une gestion en interne. Voici les principales missions que les TPE et PME gagnent à externaliser.
Gestion des devis et factures
La gestion commerciale est un domaine souvent externalisé en priorité. Une assistante freelance peut prendre en charge :
La création et l’envoi des devis aux prospects
L’émission des factures clients
Le suivi des règlements et la relance des impayés
Cette externalisation assure un meilleur suivi de la trésorerie, tout en libérant les équipes internes de tâches répétitives mais essentielles.
À noter : certaines assistantes maîtrisent les outils comptables ou facturiers comme Sage, Sellsy ou Quickbooks, garantissant ainsi un traitement conforme et professionnel.
Suivi administratif et gestion documentaire
Le suivi de l’ensemble des documents administratifs est une mission clé qui peut être efficacement déléguée :
Rédaction et envoi de courriers administratifs
Archivage électronique conforme aux normes légales
Mise à jour des bases de données clients ou fournisseurs
Préparation de documents pour le comptable (pièces justificatives, états financiers simplifiés)
En externalisant cette gestion documentaire, l’entreprise améliore sa traçabilité, réduit les risques de perte de documents importants et optimise sa conformité, notamment en cas de contrôle fiscal.
Assistance RH (contrats, paies, onboarding)
Même en TPE ou PME, la gestion RH génère de nombreuses tâches administratives pouvant être déléguées :
Préparation des contrats de travail ou des avenants
Suivi des périodes d’essai, des congés et absences
Organisation des dossiers du personnel
Assistance lors de l’onboarding des nouveaux salariés
Certaines assistantes spécialisées en gestion RH administrative peuvent également accompagner dans la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou l’édition des bulletins de paie en collaboration avec un cabinet comptable.
Pour plus de détails sur les obligations légales en matière RH, les dirigeants peuvent consulter service-public.fr.
Comment réussir son projet d’externalisation administrative ?
Externaliser ne signifie pas simplement « se débarrasser » des tâches administratives : pour que cette stratégie soit un succès durable, il est important de structurer et de sécuriser la collaboration dès le départ.
Choisir le bon partenaire freelance ou plateforme
La réussite d’une externalisation administrative commence par le choix du bon prestataire. Voici quelques critères essentiels :
Compétences vérifiées : s’assurer que l’assistante maîtrise les outils, les méthodes et le jargon spécifiques à votre secteur d’activité.
Expérience professionnelle : privilégier un profil ayant déjà travaillé avec des TPE/PME et capable de gérer plusieurs missions de front.
Références et témoignages : demander des exemples de missions réalisées ou consulter les avis laissés par d’autres entreprises.
Réactivité et flexibilité : un prestataire doit être capable de s’adapter rapidement à vos priorités.
Faire appel à une plateforme spécialisée dans la mise en relation avec des secrétaires freelances qualifiées peut être un véritable atout pour sécuriser votre recrutement.
Mettre en place des processus de collaboration efficaces
Pour tirer pleinement parti de l’externalisation, il est indispensable de définir des processus de travail clairs dès le départ :
Définir les missions précisément (objectifs, livrables, délais)
Organiser la communication (points hebdomadaires, échanges Slack ou email)
Mettre en place des outils collaboratifs adaptés (Trello pour la gestion de projet, Google Drive pour le partage documentaire, etc.)
Établir un calendrier prévisionnel pour planifier les actions à moyen terme
Plus la méthode de travail est cadrée dès le début, plus la collaboration sera fluide, professionnelle et efficace.
Assurer la protection des données (RGPD)
La gestion administrative implique souvent la manipulation de données sensibles (informations clients, données financières, données RH). Il est donc crucial de respecter scrupuleusement les obligations du RGPD.
Voici quelques bonnes pratiques :
Signer un accord de confidentialité avec l’assistante freelance
Utiliser des outils conformes RGPD pour la gestion des fichiers et des communications
Limiter l’accès aux informations sensibles uniquement aux données nécessaires à l’exécution de la mission
Informer vos partenaires de l’existence d’une délégation administrative externe si nécessaire
Vous pouvez consulter les recommandations officielles sur la protection des données sur cnil.fr.
Pour aller plus loin
L’externalisation administrative n’est plus réservée aux grandes entreprises. Les TPE et PME ont tout à gagner à s’appuyer sur des professionnels externes pour simplifier leur organisation, réduire leurs coûts, gagner du temps et accélérer leur croissance.
En choisissant la bonne stratégie et les bons partenaires, externaliser devient un véritable levier d’efficacité opérationnelle.
Vous souhaitez externaliser votre gestion administrative en toute confiance ?
Notre plateforme vous met en relation avec des secrétaires freelances qualifiées, sélectionnées selon vos besoins spécifiques.
FAQ sur l’externalisation administrative pour les TPE/PME
Quels sont les principaux risques de l’externalisation administrative ?
Le principal risque réside dans le choix d’un prestataire inadapté (manque de rigueur, non-respect des délais, mauvaise communication). Ce risque peut être largement limité en passant par une plateforme spécialisée et en formalisant clairement la collaboration dès le départ.
Combien coûte l’externalisation administrative pour une PME ?
Les tarifs varient selon les missions et l’expérience de l’assistante. En général, il faut compter entre 25€ et 50€ de l’heure. Certaines prestations sont proposées au forfait mensuel pour plus de simplicité.
Toutes les tâches administratives peuvent-elles être externalisées ?
En théorie, oui. Toutefois, certaines missions sensibles (comme la gestion financière stratégique ou certaines obligations légales spécifiques) nécessitent parfois de rester en interne ou d’être supervisées directement par le dirigeant.
L’externalisation est-elle adaptée aux toutes petites structures ?
Absolument. Même une entreprise individuelle peut externaliser tout ou partie de sa gestion administrative pour gagner du temps et se concentrer sur son activité principale.
Quels outils utiliser pour travailler efficacement avec une assistante externe ?
Il est recommandé d’utiliser des outils de communication (Slack, Zoom), de gestion de projet (Trello, Asana) et de stockage sécurisé (Google Drive, Dropbox Business) pour fluidifier les échanges et garantir la confidentialité des données.