Collaborer avec une assistante administrative freelance offre flexibilité, autonomie et gain de temps. Mais pour tirer le meilleur de cette collaboration, il est essentiel de suivre les prestations réalisées de manière claire et régulière.
Un simple tableau Excel ou Google Sheets peut suffire pour visualiser le temps passé, les tâches effectuées, et piloter efficacement le budget alloué. Voici comment structurer un bon tableau de suivi et accéder à un modèle téléchargeable, prêt à l’emploi.
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Sommaire
Pourquoi suivre les prestations d’une assistante administrative ?
Que vous soyez une TPE, un cabinet libéral ou une entreprise en croissance, garder un œil sur les prestations réalisées par votre assistante est bénéfique à plusieurs niveaux :
✅ Meilleure visibilité sur le temps consommé
Vous savez combien d’heures sont consacrées chaque semaine aux différentes tâches. Cela évite les surprises, surtout si vous travaillez en forfait horaire mensuel.
✅ Suivi budgétaire précis
Chaque heure est tracée. Vous pouvez facilement anticiper la fin d’un forfait ou ajuster votre besoin mensuel. Cela permet d’éviter les dépassements non prévus ou les missions mal calibrées.
✅ Amélioration de la communication client-assistante
Un tableau partagé est un outil de transparence. Il permet de faire un point hebdomadaire, de prioriser, ou de réorienter certaines tâches. Il renforce la confiance des deux côtés.
Que doit contenir un bon tableau de suivi mensuel ?
Pas besoin de logiciel complexe : un simple tableur bien pensé suffit largement. Voici les éléments clés à inclure.
Des colonnes simples et lisibles
Votre tableau de suivi doit inclure, au minimum, les informations suivantes :
Date : pour visualiser la régularité
Tâche effectuée : courte description de l’action réalisée
Temps passé (en h ou min) : idéalement arrondi au 1/4h
Statut / livrable : tâche terminée, en cours, livrée, en attente
Commentaires éventuels : point bloquant, précision, lien vers un fichier
Ce tableau doit rester rapide à remplir pour l’assistante, et facile à lire pour le client.
Une vue synthétique par mois
En plus de la saisie quotidienne ou hebdomadaire, prévoyez une synthèse mensuelle :
Total des heures par semaine
Total mensuel cumulé
Éventuellement : répartition par poste ou projet
Cela vous aide à évaluer l’évolution de la charge, identifier des pics d’activité, ou prévoir des ajustements.
Avantages du format Excel (ou Google Sheets)
Un fichier Excel ou Google Sheets offre souplesse et accessibilité :
Modifiable facilement selon vos besoins
Compatible avec tous les environnements : Mac, PC, mobile, tablette
Partageable en ligne si vous optez pour une version Google Sheets
Utilisable hors connexion, idéal pour travailler même sans réseau
C’est aussi un excellent outil d’archivage mensuel, utile pour visualiser les missions dans le temps ou justifier des facturations.
Téléchargez votre modèle Excel prêt à l’emploi
Pour vous faire gagner du temps, nous avons conçu un modèle simple, clair et personnalisable, qui convient aussi bien aux clients qu’aux assistantes freelances.
Vous y trouverez :
Une fiche mensuelle de suivi des prestations
Un récapitulatif automatique des heures totales par semaine et par mois
Des instructions intégrées pour l’utiliser même sans compétence Excel
Un design épuré, avec la possibilité d’ajouter votre logo ou vos couleurs
Ce modèle est disponible en au format :
Fichier Excel (.xlsx) à télécharger et utiliser sur votre ordinateur
L’excel peut être importer en Version Google Sheets que vous pouvez copier et partager avec votre assistante ou votre client
Ce document devient rapidement un outil de pilotage essentiel pour toute collaboration à distanc
FAQ – Tableau de suivi assistante administrative
Peut-on suivre plusieurs missions sur un même tableau ?
Oui, le modèle inclut une colonne “Type de mission” ou “Projet”. Vous pouvez suivre plusieurs prestations en parallèle et même filtrer les lignes par type d’activité.
Est-ce utilisable aussi par l’assistante elle-même ?
Absolument. Le fichier est pensé pour être rempli soit par l’assistante (et envoyé chaque semaine), soit partagé en ligne pour un suivi en temps réel.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour ce fichier ?
Idéalement chaque jour ou chaque fin de semaine, pour éviter les oublis. Une mise à jour hebdomadaire permet un bon suivi sans être chronophage.
Existe-t-il une version Google Sheets ?
Oui, le lien vous permettra d’accéder à une copie Google Sheets que vous pouvez dupliquer dans votre propre Google Drive.
Est-ce adapté au suivi de forfaits mensuels ?
Oui. La synthèse mensuelle permet de savoir si vous avez consommé tout ou partie de votre forfait, et de réajuster si nécessaire pour le mois suivant.