Confier une partie de son administratif à une assistante freelance implique souvent de partager des données sensibles : informations financières, fichiers clients, éléments juridiques…
Pour se protéger, il est essentiel de formaliser la confidentialité dès le départ grâce à un NDA (Non Disclosure Agreement ou accord de confidentialité).
Découvrez pourquoi cet engagement est indispensable et accédez gratuitement à notre modèle de NDA adapté aux missions administratives.
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Note : ce modèle est fourni à titre indicatif. Pour des besoins spécifiques ou très sensibles, il est recommandé de le faire valider par un avocat spécialiste
Sommaire
Qu’est-ce qu’un NDA et pourquoi est-il indispensable pour les missions administratives ?
Un NDA est un document juridique par lequel deux parties s’engagent à ne pas divulguer des informations confidentielles échangées dans le cadre d’une collaboration.
Dans les missions administratives externalisées, il permet notamment de :
Protéger vos données comptables et financières
Sécuriser vos bases de données clients
Préserver vos stratégies internes et documents sensibles
En France, bien que la confidentialité puisse être implicite dans certains contrats commerciaux, un NDA écrit et signé offre une preuve juridique claire en cas de litige, conformément aux recommandations de service-public.fr.
Pour rappel : selon la CNIL, 1 entreprise sur 3 victime d’une fuite de données en 2023 a vu son image sérieusement dégradée auprès de ses clients.
Que doit contenir un NDA pour des prestations administratives ?
Pour être efficace, un NDA spécifique aux missions administratives doit inclure plusieurs éléments indispensables.
Identification des parties
Le document doit préciser clairement :
L’identité du client (donneur d’ordre)
L’identité de l’assistante freelance (prestataire)
Avec mentions des adresses postales et statuts juridiques respectifs.
Définition des informations confidentielles
Le NDA doit lister précisément les types d’informations couvertes, par exemple :
Données financières
Informations commerciales
Bases de données clients
Données RH et paie
Documents juridiques internes
Cela évite toute ambiguïté sur ce qui est protégé.
Obligations de confidentialité
L’assistante s’engage notamment à :
Ne pas divulguer les informations à des tiers
Ne pas utiliser les données à d’autres fins que l’exécution de la mission
Protéger activement les informations (mots de passe, chiffrage)
Durée d’engagement
Un NDA peut couvrir :
La durée de la mission
Et souvent une période post-collaboration (ex : 2 à 5 ans après la fin de mission), pour éviter toute fuite ultérieure.
Sanctions en cas de violation
Précisez les conséquences prévues en cas de non-respect du NDA :
Dommages et intérêts
Résiliation immédiate du contrat
Cela renforce la valeur dissuasive de l’accord.
À quel moment faire signer un NDA à une assistante freelance ?
Il est recommandé de faire signer un NDA avant toute transmission d’information sensible, soit :
Au moment de l’envoi du devis définitif
Lors de la signature du contrat de prestation
Avant tout échange de documents internes ou d’accès logiciels
Astuce : prévoyez toujours une clause de confidentialité directement intégrée dans votre contrat principal, mais ajoutez en plus un NDA dédié pour les données particulièrement stratégiques.
Modèle de NDA prêt à télécharger (spécifique missions administratives)
Nous avons conçu pour vous un modèle de NDA simple, clair et adapté aux prestations administratives externalisées.
Le modèle comprend :
Identification des parties
Définition précise des informations confidentielles
Obligations de non-divulgation
Durée d’engagement post-mission
Clauses de sanction en cas de manquement
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Note : ce modèle est fourni à titre indicatif. Pour des besoins spécifiques ou très sensibles, il est recommandé de le faire valider par un avocat spécialisé.
FAQ sur les accords de confidentialité en externalisation administrative
Un NDA est-il obligatoire légalement ?
Non, mais fortement recommandé. En France, même sans NDA formel, la loi protège certains secrets professionnels, mais un accord écrit permet de prouver facilement vos droits en cas de litige.
Peut-on personnaliser un NDA type ?
Oui. Il est essentiel d’adapter le modèle en fonction de la mission (types de données confiées, durée de la collaboration, secteur d’activité spécifique).
Quelle durée de validité recommander pour un NDA administratif ?
Il est conseillé de prévoir une durée de 2 à 5 ans après la fin de la mission, selon la sensibilité des informations confiées.