TPE/PME : sécuriser vos données avec une assistante à distance

Pourquoi la sécurité des données est un enjeu crucial pour les TPE/PME

Volume et nature des données échangées

Même une petite entreprise traite chaque jour un volume important de données sensibles :

• Informations personnelles sur les clients, fournisseurs ou salariés

• Données financières (factures, relevés bancaires)

• Documents stratégiques (devis, contrats, plans d’affaires)

• Données de santé, juridiques ou fiscales dans certains secteurs

Ces données, si elles sont mal protégées, peuvent facilement devenir la cible de cybercriminels ou être perdues en cas de mauvaise manipulation.

Bon à savoir : Selon une étude de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information), 43 % des cyberattaques en France visent les TPE et PME.
(Source : cybermalveillance.gouv.fr)

Conséquences d’une fuite de données

Les risques en cas de fuite de données sont nombreux :

• Sanctions juridiques : En vertu du RGPD, une entreprise peut être sanctionnée jusqu’à 4 % de son chiffre d’affaires annuel mondial.

• Perte de confiance : Clients, partenaires et fournisseurs peuvent remettre en question votre fiabilité.

• Impact financier : Les cyberattaques coûtent en moyenne 53 000 € aux petites entreprises françaises en frais directs et indirects.
  (Source : étude Hiscox 2023)

Protéger ses données n’est donc pas qu’un enjeu technique, c’est un enjeu vital pour la pérennité de votre activité.

Les risques liés à une collaboration à distance

Si le travail avec une assistante freelance à distance offre de nombreux avantages en termes de flexibilité, il expose aussi votre entreprise à des risques spécifiques liés à la sécurité des données.
Les identifier permet de mieux s’en prémunir.

Cyberattaques et phishing

Les attaques informatiques visant les freelances et les petites entreprises se multiplient.
Une simple ouverture d’email frauduleux ou l’utilisation d’une connexion Internet non sécurisée peut exposer vos informations sensibles.

Parmi les menaces les plus fréquentes :

• Phishing : Tentatives de hameçonnage pour obtenir des identifiants ou informations sensibles.

• Ransomware : Blocage des données contre demande de rançon.

• Virus : Infection des terminaux personnels par des logiciels malveillants.

Selon le baromètre CESIN 2023, près d’une entreprise sur deux a déjà été confrontée à une tentative de phishing.

Pertes ou vols de données sensibles

Travailler à distance implique des risques accrus de :

• Perte de documents suite à un problème matériel (ex : crash disque dur)

• Suppression accidentelle de fichiers sans système de sauvegarde

• Vol de données en cas de vol d’ordinateur portable non sécurisé

Sans précautions appropriées, une simple erreur humaine peut avoir des conséquences lourdes sur votre activité.

Mauvaise gestion des accès aux documents

Donner un accès complet à toutes vos ressources à un prestataire externe peut être dangereux si :

• Les droits d’accès ne sont pas limités aux documents strictement nécessaires

• Les mots de passe sont partagés de façon non sécurisée

• Les connexions ne sont pas surveillées

Exemple concret : partager tout un dossier Drive contenant des informations RH sensibles alors que seules quelques pièces justificatives étaient nécessaires pour la mission.

➡️ Résultat : sans une politique de gestion des accès bien pensée, vous multipliez inutilement les points de vulnérabilité.

Les bonnes pratiques pour sécuriser vos données avec une assistante freelance

Mettre en place des mesures de sécurité dès le début de la collaboration est indispensable pour protéger vos informations sensibles. Voici les meilleures pratiques à adopter.

Sélectionner un prestataire sensibilisé au RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations strictes à toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille.

Avant de recruter une assistante freelance, vérifiez qu’elle :

• A connaissance des obligations du RGPD (consentement, droit d’accès, droit à l’effacement)

• S’engage à utiliser uniquement des outils et méthodes conformes

• Est capable d’identifier et de signaler une éventuelle violation de données

Astuce : posez-lui directement des questions sur sa connaissance du RGPD lors de l’entretien pour évaluer son niveau de sensibilisation.

👉 Plus d’infos officielles sur cnil.fr

Formaliser un accord de confidentialité (NDA)

Un accord de confidentialité (NDA – Non Disclosure Agreement) est une protection indispensable.
Il doit préciser :

• Les types de données concernées

• L’obligation de ne pas divulguer ou utiliser ces données en dehors de la mission

• Les sanctions en cas de manquement

• La durée d’engagement de confidentialité (même après la fin de la mission)

Ce document rassure à la fois le client et l’assistante sur les engagements mutuels.

Limiter et contrôler les accès aux informations

La règle d’or est simple : donner uniquement accès aux documents strictement nécessaires à la mission.
Mettez en place :

• Des droits d’accès spécifiques par dossier ou par projet

• Des mots de passe sécurisés et changés régulièrement

• Des outils de partage permettant de gérer les autorisations finement (Google Drive, Dropbox Business)

Conseil pratique : prévoyez une procédure de suppression d’accès dès la fin de la collaboration pour éviter toute faille de sécurité.

Utiliser des outils collaboratifs sécurisés

Le choix des outils est stratégique pour garantir la sécurité des échanges à distance.
Privilégiez :

• Stockage cloud sécurisé : Google Drive (version business), Dropbox Business, OneDrive Pro

• Gestionnaires de mots de passe : Dashlane, 1Password, Bitwarden

• Messageries chiffrées : Slack entreprise, Microsoft Teams, ProtonMail pour les emails sensibles

• VPN : pour sécuriser les connexions Internet, surtout sur les réseaux publics

Un environnement de travail sécurisé réduit considérablement les risques liés aux cyberattaques et aux erreurs humaines.

Les outils indispensables pour protéger vos échanges et documents

Pour travailler efficacement et en toute sécurité avec une assistante à distance, le choix des bons outils est essentiel. Voici une sélection d’outils fiables, adaptés aux TPE/PME, pour sécuriser vos échanges et vos données sensibles.

Outils de stockage cloud sécurisés

Google Workspace (Business Standard ou supérieur)

• Chiffrement des données en transit et au repos

• Gestion avancée des accès et des autorisations

• Partage sélectif des fichiers avec audit des accès

Dropbox Business

• Stockage sécurisé avec authentification à deux facteurs

• Historique des modifications et récupération de fichiers supprimés

• Partage contrôlé avec expiration des liens d’accès

Microsoft OneDrive Entreprise

• Intégré à Microsoft 365 pour un environnement de travail complet

• Protection avancée contre la perte de données (DLP)

• Chiffrement SSL/TLS pour les transferts de fichiers

Gestionnaires de mots de passe

1Password

• Coffre-fort chiffré pour stocker et partager des identifiants en toute sécurité

• Accès contrôlé par rôle (pratique pour collaborer avec plusieurs freelances)

• Fonction Watchtower pour détecter les mots de passe compromis

Dashlane Business

• Sécurité renforcée grâce au chiffrement AES 256 bits

• Surveillance des violations de données en temps réel

• Authentification forte (2FA) incluse

Utilisation d’un VPN pour sécuriser les connexions

NordVPN Teams

• Sécurisation des connexions Internet, notamment sur les réseaux publics

• IP dédiée pour les entreprises

• Cryptage AES 256 bits et politique stricte de non-journalisation

ProtonVPN

• Infrastructure basée en Suisse avec très haut niveau de confidentialité

• Option « Secure Core » pour ajouter une couche supplémentaire de protection

L’utilisation d’un VPN est fortement recommandée pour toutes les connexions aux outils partagés, notamment en cas de télétravail depuis des espaces publics.

Messageries sécurisées pour la communication

Slack (version Business+)

• Sécurité des communications avec cryptage de bout en bout

• Gestion granulaire des accès par canal

• Options de conformité avancées pour les industries réglementées

ProtonMail

• Service d’email chiffré de bout en bout

• Hébergé en Suisse, protégé par des lois de confidentialité strictes

• Idéal pour échanger des informations hautement sensibles

Protéger ses données pour construire une collaboration de confiance

Travailler avec une assistante freelance à distance est une opportunité formidable pour développer son activité avec plus d’agilité.
Mais la sécurité des données ne doit jamais être négligée : elle est la garantie d’une collaboration sereine, professionnelle et conforme à vos obligations légales.

En appliquant des bonnes pratiques simples, en choisissant les bons outils et en vous entourant de prestataires sensibilisés au RGPD, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir cette transition en toute confiance.

Vous recherchez une assistante freelance fiable, compétente et respectueuse de la sécurité de vos données ?

FAQ sur la protection des données en externalisation administrative

Faut-il absolument signer un accord de confidentialité avec une assistante freelance ?
Oui, un accord de confidentialité (NDA) est indispensable pour formaliser les engagements sur la protection des données sensibles. Il sécurise juridiquement votre collaboration.

Quels types de documents doivent être particulièrement protégés ?
Tous les documents contenant des données personnelles, informations financières, contrats commerciaux ou données stratégiques doivent bénéficier d’une attention renforcée.

Une assistante freelance peut-elle être tenue responsable d’une fuite de données ?
Oui, si l’accord de confidentialité et le contrat de prestation le précisent clairement. Toutefois, il est aussi de votre responsabilité de sécuriser l’environnement de travail fourni.

Quels outils simples utiliser pour débuter rapidement avec un bon niveau de sécurité ?
Commencez avec Google Drive Business pour le stockage, 1Password pour la gestion des mots de passe, et un VPN comme NordVPN pour toutes les connexions réseau.

Le RGPD s’applique-t-il même pour une petite entreprise travaillant avec un freelance ?
Oui. Le RGPD concerne toutes les entreprises qui collectent ou traitent des données personnelles, même si elles sont de petite taille ou travaillent avec des indépendants.