1. Ne pas définir clairement vos besoins
Avant même de contacter une prestataire, il est essentiel de savoir ce que vous voulez déléguer : tâches ponctuelles ou régulières, gestion administrative, agenda, emails, etc. Plus vos attentes sont précises, plus la mission sera fluide.2. Choisir une prestataire sans vérifier ses compétences
Toutes les secrétaires indépendantes ne se valent pas. Certaines sont spécialisées en médical, d’autres en juridique ou gestion commerciale. Demandez des exemples de missions, un portfolio ou des recommandations.3. Négliger l’aspect contractuel
Même en freelance, un contrat de prestation clair est indispensable : missions, confidentialité, tarifs, modalités de paiement. Il protège les deux parties et facilite la collaboration.4. Mal communiquer sur vos attentes et vos process
L’externalisation du secrétariat repose sur une bonne communication. Expliquez vos outils, procédures, priorités. Utilisez des outils collaboratifs : Google Drive, Trello, Slack, etc.5. Vouloir tout déléguer trop vite
Commencez par des tâches simples et bien cadrées. Puis augmentez progressivement la charge selon les résultats. Cela permet d’instaurer une relation de confiance.6. Ne pas prévoir de suivi ou de points réguliers
Même à distance, une assistante freelance a besoin de retours. Planifiez des points réguliers : hebdomadaires, bi-mensuels ou mensuels selon votre rythme.7. Négliger la sécurité des données
Une secrétaire indépendante travaille souvent depuis chez elle. Assurez-vous qu’elle utilise un antivirus à jour, des mots de passe sécurisés et un accès limité aux documents sensibles.L’externalisation, oui… mais avec méthode !
Le secrétariat externalisé est une solution souple et économique, mais qui nécessite un minimum d’organisation. En évitant ces erreurs courantes, vous garantissez une collaboration efficace et sereine avec votre secrétaire freelance.Besoin d’aide pour trouver la bonne personne ? Découvrez notre sélection de secrétaires freelances disponibles partout en France.